Kurzanleitung

PC-App · Web-Dashboard · Smartphone-Erfassung

1 PC-App

Pixyport PC-App

Die PC-App verwaltet die Erfassung und Organisation Ihrer Dokumente und Belege. Sie läuft unter Windows und verbindet sich entweder lokal im WLAN oder – bei aktivierter Lizenz – weltweit über die Cloud.

1.1 Erste Einrichtung

  1. Installationsdatei ausführen (signiert, keine Warnmeldungen zu erwarten).
  2. App starten – beim ersten Start wird ein Konfigurationsordner unter Dokumente\BelegErfassung\config angelegt.
  3. Lokale Erfassung ist sofort und unbegrenzt nutzbar, ohne Lizenz.
  4. Für die Cloud-Erfassung (weltweiter Zugriff) den Lizenzschlüssel (Format XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) unter „Lizenz aktivieren" eingeben. Der Schlüssel wird an dieses Gerät gebunden.

1.2 Dokumente erfassen

  • Smartphone und PC müssen sich im selben WLAN befinden (lokaler Modus) – oder die Cloud-Verbindung ist aktiv (Lizenz vorhanden).
  • In der PC-App wird der Verbindungsstatus sowie eine Liste eingehender Aufnahmen angezeigt.
  • Bilder können in der Galerie ausgewählt (bis zu 5 gleichzeitig), Ordnern zugeordnet und umbenannt werden.
  • Ordner und Unterordner (eine Ebene) lassen sich frei anlegen, z. B. „Kunde A → Rechnungen".

1.3 Weiterverarbeitung

  • Erfasste Belege können lokal gespeichert oder in andere Systeme exportiert werden.
  • Für automatische Rechnungsanalyse (Texterkennung, Beträge, Datum) steht optional INVAREXO zur Verfügung.
Hinweis Änderungen an Ordnernamen/Struktur wirken sich nur auf neue Zuordnungen aus, bereits gespeicherte Dateien bleiben unverändert.
2 Web-Dashboard

Web-Dashboard

Das Web-Dashboard ist die browserbasierte Alternative zur PC-App. Es eignet sich, wenn kein Windows-PC verfügbar ist, oder für den schnellen Zugriff von unterwegs.

2.1 Zugriff

  1. Den kundenspezifischen Dashboard-Link öffnen (Format: beleg-<kundenname>.invarexo.de).
  2. Anmeldung mit den bereitgestellten Zugangsdaten bzw. dem Lizenzschlüssel.

2.2 Funktionen

  • Übersicht aller erfassten Dokumente und Ordner, wie in der PC-App.
  • Download einzelner Belege oder ganzer Ordner.
  • Kein Installations- oder Wartungsaufwand – läuft direkt im Browser.

2.3 Unterschied zur PC-App

Anders als die PC-App legt das Web-Dashboard keinen automatischen Ordner unter Dokumente\BelegErfassung an. Stattdessen muss auf dem PC ein Zielordner auf einem lokalen Laufwerk bereitgestellt werden, in den die über das Dashboard heruntergeladenen Dokumente abgelegt werden.

Hinweis Das Web-Dashboard bietet dieselben Kerndaten wie die PC-App, jedoch ohne lokale Windows-Integration (z. B. automatischer Export ins Dateisystem).
3 Smartphone

Smartphone (Foto-Erfassung)

Über den Browser des Smartphones – ohne separate App-Installation – werden Dokumente fotografiert und direkt an die PC-App bzw. Cloud übertragen.

3.1 Verbindung herstellen

  1. QR-Code aus der PC-App scannen oder die angezeigte Adresse manuell im Smartphone-Browser öffnen.
  2. Die Erfassungsseite öffnet sich im Pixyport-Design (dunkles Theme).

3.2 Dokumente aufnehmen

  • Zielordner bzw. Unterordner über das Dropdown-Menü auswählen.
  • Foto direkt über die Kamera aufnehmen oder aus der Galerie hochladen.
  • Mehrere Bilder (bis zu 5) können gemeinsam ausgewählt und übertragen werden.
  • Nach der Übertragung erscheinen die Bilder unmittelbar in der PC-App bzw. im Web-Dashboard.
Hinweis Die Verbindung bleibt bestehen, solange die Erfassungsseite im Browser geöffnet ist – kein Login pro Foto nötig.